Automatización de facturas para autónomos y pymes, qué cambia en 2027
8 de noviembre de 2026 · 6 minutos de lectura
La automatización de facturas permite dejar de teclear a mano lo que llega y lo que sale, aunque las facturas que emites tienen que salir de un programa que cumpla la normativa de Hacienda. Los plazos para adaptarlo caen en 2027. Antes de montar nada conviene separar dos cosas. Una es ordenar lo que recibes y recordar lo que te deben. Otra es el programa que emite la factura. Ahí no se improvisa.
Nuestra parte es pequeña y conviene decirla pronto. Podemos ordenarte el correo donde llegan las facturas de proveedores y preparar presupuestos que se escriben solos, como explicamos en automatizaciones. No fabricamos programas de facturación ni vamos a montarte uno casero que Hacienda no reconozca.
Qué parte de la automatización de facturas funciona bien
El ciclo de una factura tiene tres momentos y cada uno se automatiza con un riesgo distinto. La tabla describe lo que existe en el mercado, no lo que ofrecemos.
| Momento | Qué se automatiza | Riesgo si falla |
|---|---|---|
| Facturas recibidas | Clasificar el correo, leer proveedor, fecha e importe, pasarlo a una hoja | Medio, un importe mal leído acaba en tu contabilidad |
| Facturas emitidas | Generarlas desde el presupuesto aceptado con un programa homologado | Alto, tiene que cumplir Verifactu y factura electrónica |
| Cobros | Recordatorios de pago antes y después del vencimiento | Bajo, siempre que el tono lo revises tú |
Para un negocio pequeño suele compensar más la primera fila y la tercera. Emitir con software conforme es una decisión aparte que se toma con tu gestor.
Cuarenta facturas de proveedores al mes son casi tres horas
Este es un ejemplo inventado para hacer la cuenta. Una autónoma de reformas recibe 40 facturas de proveedores al mes y, entre abrir el correo, descargar el PDF, apuntar los datos y archivarlo, calculamos cuatro minutos por factura. Son 160 minutos, es decir, casi 2 horas y 40 minutos al mes. Si un sistema lo deja en un minuto de revisión por factura, quedan 40 minutos y se ahorran dos horas.
Dos horas al mes no justifican un proyecto grande, pero sí algo pequeño si además evita facturas olvidadas que acaban sin deducirse. Lo que no se negocia es que el importe leído por una máquina se contrasta siempre, aunque sea a vista, antes de pasarlo a la gestoría.
Verifactu llega en 2027, con una prórroga en el aire
El Real Decreto-ley 15/2025 fijó, en su disposición final primera, nuevas fechas para adaptar los sistemas informáticos de facturación. Los obligados del artículo 3.1.a) del reglamento, es decir, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, deben tenerlos adaptados antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados, entre ellos los autónomos del IRPF con actividad económica según el artículo 3.1.b) del Real Decreto 1007/2023, antes del 1 de julio de 2027.
La Agencia Tributaria explica que el software debe generar una huella, un código QR y registros de facturación. Los autónomos tienen que usar programas certificados o con declaración responsable del productor. Ofrece además una aplicación gratuita de facturación. Su página, actualizada el 3 de noviembre de 2026, anuncia una posible ampliación del plazo para los productores de software. Como no da fechas nuevas, conviene confirmar cualquier cambio con tu gestor antes de decidir.
Verifactu es una de las dos modalidades que prevé el reglamento. En la otra, el programa cumple los requisitos técnicos pero no envía los registros a la Agencia Tributaria de forma continuada. Qué modalidad te conviene lo decide tu gestoría, porque cambia lo que debes conservar.
La factura electrónica entre empresas corre por otro calendario
Es otra obligación distinta de Verifactu y se confunde mucho. El Real Decreto 238/2026, en vigor desde el 20 de abril de 2026, desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Su aplicación efectiva depende de una orden ministerial. Esa orden es la Orden HAC/1028/2026, publicada el 5 de octubre y en vigor desde el 6.
| Quién | Cuándo es exigible | Notas |
|---|---|---|
| Empresarios con más de 8 millones de volumen de operaciones | A los 12 meses de entrar en vigor la orden | Se mide por el volumen del año natural anterior |
| Resto de empresarios y profesionales | A los 24 meses | Contando desde el 6 de octubre de 2026, en torno a octubre de 2028 |
El real decreto exige un mensaje estructurado conforme a la norma europea EN16931, en formatos como UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Las facturas simplificadas quedan exceptuadas, salvo las simplificadas cualificadas. Si tu caso es dudoso, consulta el texto oficial con tu asesor.
Lo que la automatización no arregla
Un dato mal capturado se multiplica. Si el sistema lee mal un NIF o confunde la base con el total, el error pasa a la contabilidad y al IVA. Por eso hace falta una revisión, sobre todo las primeras semanas.
Una factura no se emite desde una hoja de cálculo cualquiera en cuanto la obligación de Verifactu sea exigible. Si hoy las haces en Excel o Word, tendrás que cambiar de herramienta antes de la fecha que te afecte. Ese es el momento de pensar en automatizar.
Hay además datos personales de por medio, porque cada factura lleva nombre, domicilio y NIF. El artículo 13 del RGPD pide informar de quién trata los datos y cuánto tiempo los conserva. Si un servicio externo lee tus facturas por tu cuenta necesitarás un contrato con él. Si quieres ver qué tareas merece la pena automatizar primero, lee cómo automatizar tareas de empresa.
Qué podemos montarte y qué es cosa de tu gestoría
Si lo que quieres es que el correo con facturas llegue ordenado y que el presupuesto aceptado se prepare solo, eso sí lo montamos, con cuentas y claves a tu nombre, desde 390 € el correo y 590 € los presupuestos, sin IVA. Si buscas un programa de facturación, pregunta a tu gestoría qué software usa y si ya está adaptado. Con pocas facturas al año quizá baste la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria. Cuéntanos tu caso en nuestro contacto y te decimos si compensa.
Para ver lo que pueden hacer los asistentes en otras tareas, lee el artículo sobre agentes de IA para empresas.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatorio Verifactu?
Según el Real Decreto-ley 15/2025, antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, como los autónomos. La Agencia Tributaria ha anunciado una posible ampliación del plazo para los fabricantes de software.
¿Verifactu y la factura electrónica son lo mismo?
No. Verifactu regula los programas que emiten facturas y su envío a Hacienda. La factura electrónica obligatoria entre empresas regula cómo se intercambian las facturas entre empresario y cliente, con otro calendario.
¿Un autónomo tiene que usar factura electrónica?
Sí, cuando emite facturas a otros empresarios o profesionales y le llegue su fecha. Para el resto de obligados son 24 meses desde la entrada en vigor de la orden de octubre de 2026. Las facturas simplificadas están exceptuadas.
¿Se pueden automatizar las facturas que recibo?
Sí. Lo habitual es clasificar el correo, leer los datos y pasarlos a una hoja, aunque nosotros solo ordenamos el correo. Revisa siempre los importes antes de entregarlos a tu gestoría.