Sistema de reservas online, cómo elegir el que encaja con tu negocio
9 de noviembre de 2026 · 8 minutos de lectura
Un sistema de reservas online es una agenda que tus clientes ven y rellenan desde el móvil, a cualquier hora y sin llamarte. Para elegirlo importan sobre todo dos cosas, cuánto pagas por cada cliente que entra por ahí y qué datos vas a manejar.
Nosotros montamos citas sin llamadas, aunque a muchos negocios les basta una cuota pequeña y conviene que lo sepas antes de pedirnos precio.
El camino de tu cliente desde que reserva hasta que llega
Compara este recorrido con lo que te prometa cada proveedor.
- Elige servicio y hueco libre a las once de la noche, desde tu web o tu ficha de Google.
- Recibe la confirmación al momento, sin esperar a que abras.
- Añade la cita al calendario del móvil.
- Le llega un aviso antes de la cita.
- Si le surge algo, cambia o cancela desde un enlace del propio mensaje y el hueco queda libre.
- La lista de espera ofrece ese hueco a otra persona.
- En citas largas o grupos deja una señal al reservar.
Los dos últimos pasos suelen cobrarse aparte o faltan en los planes baratos. Pregúntalos antes de fijarte en la cuota.
Cuánto cuesta un sistema de reservas en España
Precios consultados el 9 de noviembre de 2026 en la página de cada fabricante. Cambian sin avisar, así que confírmalos antes de contratar.
| Herramienta | Pensada para | Cuota mensual | IVA | Aparte |
|---|---|---|---|---|
| Bookitit | Citas en general | 16,90 € con una agenda, en pago de 12 meses | Sin IVA | Sube por número de agendas |
| SimplyBook.me | Citas en general | Gratis hasta 50 reservas, 13,90 € con 100, 29,90 € con 500 | No lo indica | 100 créditos de SMS o WhatsApp por 8 $ |
| Fresha | Peluquería y estética | 19,95 € una persona, 12,95 € por persona en equipo | Sin el 21 % | Cobro online al 1,29 % y cargo por cliente nuevo de su portal, sin importe publicado |
| Booksy | Peluquería y estética | 34,99 € y 8 € por empleado adicional | Sin IVA | Boost, 30 % de la primera visita con tope de 50 € + IVA |
| resOS | Restaurantes | Gratis hasta 25 reservas, 45 € con 350, 85 € con 750, 125 € sin límite | No lo indica | Lista de espera 7,99 € y señales 11,99 € al mes |
| Calendly | Despachos y consultas | 10 $ por persona en Standard | No lo indica | Conecta con Stripe y PayPal para cobrar |
Cada negocio se equivoca en un sitio distinto
Restaurante, la comisión por comensal
TheFork explicaba en su dosier de prensa que factura una media de 2 euros por comensal que cumple su reserva. Ese documento tiene años y no hemos podido abrir una tarifa actual. eatsQR, que vende un sistema competidor, calcula entre 2 y 2,50 € en el plan estándar, con información de mayo de 2026 y sin enlazar la fuente.
Toma 2,25 € como supuesto. Veinte comensales al mes pagan ya los 45 € de resOS Basic y doscientos serían 450 € de comisión. El portal trae gente que no te conocía y eso tiene un valor. Lo caro es pagar por el vecino que iba a venir igual, de modo que el botón de reservar debe estar en tu web y en tu ficha de Google. Lo demás está en cómo crear la web de un restaurante y en diseño web para restaurantes.
Para grupos y cenas de empresa pide señal o tarjeta de garantía. Según datos de TheFork publicados por Vinetur, las reservas fantasma bajaron al 3,3 % en 2025 frente al 3,6 % de 2024, con un 21 % de sus restaurantes pidiendo huella de tarjeta y un 7 % prepago. Es la cifra de un proveedor sobre sus propias reservas.
Clínica, lo que dice el aviso
Una cita con el nombre de un tratamiento ya cuenta algo de la salud de esa persona. La guía de la AEPD para profesionales sanitarios admite usar el teléfono del paciente para recordarle una cita, con la aplicación que sea, siempre que el mensaje no llegue a personas no autorizadas y haya otro medio de comunicación disponible.
Escribe «tienes cita el martes a las 10 en la clínica» y deja fuera «revisión de implante». El formulario tampoco debe preguntar el motivo clínico. Fecha, hora y lugar bastan para que el paciente acuda. El resto de tu web está en la página web de una clínica dental.
Peluquería, cuánto dura cada servicio
Un corte y unas mechas no ocupan lo mismo y en un tinte hay un rato de espera en el que puedes atender a otra clienta. Si la herramienta solo ofrece huecos fijos de media hora, la tarde se descuadra enseguida. Comprueba que deje poner duración por servicio y por persona.
Con tres personas en agenda, Fresha sale a 38,85 € al mes sin IVA. Booksy serían 50,99 € si la cuota incluye a una persona, algo que su página no aclara. Mira también el cargo por clientes nuevos de cada portal, porque un 30 % de la primera visita pesa mucho en un color caro.
Despacho, pocas citas y cada una importa
En un despacho entran pocas consultas al día y el filtro cuenta más que el volumen. Pide nombre, teléfono y materia en una palabra, sin relato de los hechos, porque lo que un cliente escribe en un formulario acaba en los servidores de un tercero. Calendly conecta con Stripe o PayPal si cobras la primera consulta. Más en diseño web para abogados.
Recordatorios por correo, SMS o WhatsApp
La evidencia mejor medida viene de la sanidad. La revisión Cochrane de 2013, ajena a cualquier fabricante, comparó el SMS con no avisar y la asistencia subió del 67,8 % al 78,6 %. Una llamada dio un resultado parecido y sus autores advierten que los estudios son heterogéneos y que la prueba no es concluyente. De peluquerías o despachos no hemos encontrado un estudio independiente.
Esto costarían 300 avisos al mes, antes de impuestos.
| Canal | Coste | De dónde sale |
|---|---|---|
| Correo | 0 € | Gratis e ilimitado en Fresha |
| SMS | 7,50 € | Fresha, 150 gratis y el resto a 0,05 € |
| De 6 a 15 € | Fresha, 150 gratis y el resto de 0,04 a 0,10 € | |
| 4,98 € más la herramienta | Tarifa de Meta, 0,0166 € por mensaje de servicio en España |
Booksy dice que confirmaciones y recordatorios son siempre gratuitos. Si tu clientela no abre el correo, ahorrar esos siete euros sale caro.
Sobre el permiso, un aviso de una cita que el cliente ha pedido forma parte del servicio. Meter una oferta en ese mensaje lo cambia todo. El artículo 21 de la LSSI prohíbe la publicidad electrónica no solicitada ni autorizada, salvo a clientes previos sobre productos similares y con baja sencilla. Deja los avisos limpios de promociones y di en el formulario por qué canal vas a escribir.
Los datos de tus clientes sin jerga legal
Esto es orientación general y tu asesor debe revisar tu caso. El responsable de esos datos eres tú, aunque los guarde un programa ajeno.
- Pide al proveedor el contrato de encargado de tratamiento.
- Pregunta en qué país se guardan los datos.
- Recoge solo lo que necesitas para dar la cita.
- Explica en el formulario quién trata los datos, para qué y cómo pedir que se borren.
- Separa en otra casilla, sin marcar, cualquier permiso para enviar publicidad.
Cuándo puedes seguir con la libreta
Si das ocho citas a la semana, contestas sin agobios y casi nadie falta, la libreta te sirve y no tienes por qué pagar nada. Tampoco compensa si tu clientela prefiere llamar o si cada trabajo exige hablar antes.
Durante dos semanas apunta cuántas llamadas son para pedir o cambiar cita y cuántas personas no aparecen. Si quieres probar sin gastar, una cuenta personal de Google permite crear una única página de reserva. Si aún dudas de lo básico, lee si necesitas una página web.
Lo que montamos nosotros y lo que cuesta
Nuestras citas sin llamadas cuestan desde 690 € de montaje sin IVA y 39 € al mes de mantenimiento, que incluye los cambios y lo que cueste el servicio por detrás. Tu cliente coge hueco desde la web o el WhatsApp, entra en tu calendario y sale el recordatorio del día antes. Lo dejamos una semana funcionando y si en esa semana no te ha quitado trabajo no lo cobramos y lo quitamos. Las cuentas y las claves son tuyas. Señal y lista de espera dependen del caso, así que pregúntanos antes.
Si ya usas Bookitit, Fresha u otro programa, puedes conservarlo e integrarlo en tu web con presupuesto aparte. Las webs salen desde 490 € + IVA o 49 € al mes y esa cuota incluye dos cambios pequeños al mes. Cuéntanos cómo das hoy las citas y te diremos si te compensa o si te basta una de las herramientas de la tabla.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un sistema de reservas online?
Hay planes gratuitos con límite de reservas y de pago desde 11,90 € al mes con facturación anual en SimplyBook.me, sin contar mensajes ni cobros.
¿Puedo cobrar una señal al reservar?
Sí, muchas herramientas lo permiten con un complemento o una comisión. Deja el importe y las condiciones de devolución a la vista antes de que el cliente pague.
¿Necesito una web para tener reservas online?
Para empezar no, porque varias herramientas te dan su propia página de reserva. Con web propia el cliente habitual reserva contigo sin pasar por un portal.